L'"Archiviazione digitale" e l'organizzazione digitale della documentazione aziendale e professionale costituisce da decenni una delle nostre attività prevalenti e pioneristiche. L'esigenza di gestione digitale della documentazione, da affiancare alla tradizionale gestione di archivi cartacei, è stata una missione condotta dal nostro studio da decenni, quasi a precorrere i più recenti orientamenti istituzionali verso la "digitalizzazione" globale delle attività amministrative sia nel settore pubblico che privato.
La gestione digitale della documentazione deve, pur sempre, affiancare la tradizionale archiviazione cartacea, tuttavia rispetto a quest'ultima consente di reperire e consultare i documenti con grande velocità, impatta più che positivamente sui processi aziendali e migliora la produttività e l’efficienza generale.
Partendo dal concetto di documento digitale che può consistere nella la traslazione elettronica del documento cartaceo tradizionale, ma anche la sua trasformazione in oggetto digitale, al fine di soddisfare i processi di produzione, di gestione, di conservazionee di consultazione; possiamo definire archivio digitale come un complesso di documenti, di qualunque natura e formato, prodotti e acquisiti, in natura digitale, durante lo svolgimento della propria attività.
Il processo di dematerializzazione e conservazione di documenti validi ai fini fiscali, cartacei o digitali, devono possedere e mantenere nel tempo i requisiti di affidabilità, autenticità, accessibilità, integrità e durata; che ne garantiscano la paternità e non modificabilità, secondo quanto normato dall'AGID(Agenzia per l'Italia Digitale).
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